Vos missions en quelques mots

Le bureau de la correspondance ministérielle est chargé de préparer les projets de réponse aux courriers adressés au ministre des armées (et au(x) secrétaire(s) d'Etat rattaché(s)) par les hautes autorités, élus et responsables associatifs sur tous les sujets intéressant le ministère. En appui à deux sections chargées de la rédaction des courriers, la cellule « management des flux d'information » est le point d'entrée et de sortie unique des courriers attribués au bureau.

Le titulaire du poste est responsable de l'analyse, de l'enregistrement et de l'orientation des courriers reçus. Il doit tout particulièrement veiller à la pertinence des informations saisies dans les systèmes d'information (LNACRE et logiciel métier) et à l'actualisation des informations des bases de données (intervenants).

Il est chargé du suivi et du contrôle des parapheurs à destination et en provenance des cabinets, ainsi que du classement et de l'archivage des dossiers (en particulier des situations individuelles). Il veille au bon déroulement des opérations d'envoi des courriers. Il intervient dans la tenue d'indicateurs de performance.
Il est conduit à répondre aux sollicitations des cabinets ministériels et ponctuellement d'intervenants extérieurs.

La cellule assure diverses tâches liées au fonctionnement du bureau.

Le poste requiert rigueur, réactivité et de disposer de compétences managériales.
- Organiser le fonctionnement de la cellule
- Vérifier l'exécution des tâches déléguées
- Analyser, codifier et orienter les courriers
- Mettre à jour la documentation nécessaire au fonctionnement de la cellule (base de données des élus et autres intervenants)
- Mettre à jour la documentation nécessaire au fonctionnement de la cellule (base de données des élus et autres intervenants)
- Répondre aux sollicitations des cellules des cabinets ministériels
- Veiller aux opérations de classement et d'archivage des dossiers
- Participer au soutien logistique du bureau (formuler les demandes de soutien de tout type)
NBI : 10 points

Profil recherché

Une expérience en matière d'encadrement est vivement recommandée ou à défaut doit être compensée par le suivi de formations au cours de la période récente.

Compétences attendues

- TRAVAIL EN EQUIPE
- CAPACITE A DELEGUER
- ORGANISATION ET METHODE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- GESTION DES ARCHIVES COURANTES (GESTION DES DOCUMENTS D'ACTIVITE)
- ANALYSE
- PROTECTION DU SECRET