Vos missions en quelques mots

Au sein de la Marine nationale, la division quartier général (QG) de CECLANT est chargée de l'application des règles de discipline générale et de l'organisation de la vie courante dans la préfecture maritime, de la protection défense du site, d'organiser celle de l'hôpital des armées (garde HIA*), d'organiser les cérémonies extérieures au profit de la garnison, de gérer l'infrastructure du site, les frais de déplacement de l'unité et l'attribution des logements domaniaux et à la répartition au niveau de la BdD.
Affecté à la division quartier général (QG), vous réaliserez les travaux administratifs d'état-major liés au bon fonctionnement de l'amirauté :
- Travaux de secrétariat en lien avec le chef du secrétariat CEM*/QG, dont vous pourrez assurer le remplacement ponctuel ;
- Participation à l'organisation des cérémonies militaires au sein de la garnison en lien avec le chef du bureau garnison : secrétariat, mise en forme de documents, publication de documents administratifs sur le site INTRADEF de CECLANT et transmission vers l'extérieur ;
- Travaux administratifs liés au bon fonctionnement du secteur « renfort HIA » : tâches de secrétariat, suivi des dossiers (permissions, suivis médicaux, service courant, dossiers de formations et d'entraînement, ISAO, etc.)
- En l'absence du correspondant chargé des ordres de mission, vous saisirez les ordres de mission sur le logiciel dédié (FD@ligne).
• Mettre en forme, rechercher les visas et diffuser des ordres (circonstance, particulier et permanent) suivant les directives (CEM / chef du QG).
• Réaliser les travaux du ressort du service courant :
- Recenser les questions pour les commissions du personnel ;
- Préparer les inspections de tranche (invitation outlook, mise en forme des comptes rendus...) ;
- Etablir les réservations de salles (différentes réunions et commissions : CCHPA*, CPU*....).
• Publier, sur le site INTRADEF de CECLANT, des ordres de circonstance, particuliers et permanents et suivre la mise à jour du site « Garnison ».
• Etre un point d'entrée complémentaire au bureau garnison pour les contacts extérieurs, participer à l'organisation des cérémonies préparée par le bureau garnison. (Réunions préparatoires des cérémonies avec la mairie, la Préfecture).
• Préparer et contrôler les états d'indemnités pour sujétion spéciale d'alerte opérationnelle ISAO (garde armée HIA et officier de garde)
* CCHPA : Commission Consultative d'Hygiène et de Prévention des Accidents
* CPU : Commission Participative d'Unité
• Assurer le suivi administratif du bureau « garnison » et rédiger les ordres de circonstance.
• Effectuer la saisie et le suivi des ordres via le logiciel FD@ligne, en l'absence du correspondant et de sa suppléante chargés des ordres de missions pour CECLANT.
• Mettre en forme des documents émanant du bureau du logement au profit du COMBdD.
• Assurer le suivi des plannings de permissions des chefs de divisions (CAM-COMBdD, quartier général).
• Assurer l'accueil téléphonique
• Assurer l'inté

Profil recherché

- Secrétariat, secrétariat d'autorité, travaux administratifs
- Accueil téléphonique/physique
- Savoir interagir avec des interlocuteurs de tout niveau, interne ou externe à l'institution

Compétences attendues

- CONNAISSANCE DE SON ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
- EXPRESSION ORALE
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- SENS DES RELATIONS HUMAINES
- RIGUEUR
- ADAPTABILITE
- PRISE D'INITIATIVES
- TRAVAIL EN EQUIPE