Vos missions en quelques mots

Le Groupement Recrutement Sélection d'Ile-de-France et Outre-Mer regroupe un Département Recrutement, un Département Evaluation Information, un état-major ainsi que 22 CIRFA (Centre d'Information et de Recrutement des Forces Armées). Il a pour vocation de sélectionner et recruter les jeunes candidats volontaires à l'engagement en tant que militaire.

Les CIRFA informent et recrutent des candidats à l'engagement et suivent leur dossier.

Sous les ordres du chef du centre d'information et de recrutement des forces armées de Chartres. L'adjoint administratif s'occupera de la gestion administrative du centre : élaboration et enregistrement du courrier, suivi du budget fournitures de bureau, suivi des dossiers de candidature et d'engagement. Possédant une bonne connaissance des outils bureautiques, réceptif à l'emploi de logiciels nouveaux et évolutifs, il sera doté d'une large autonomie de travail et devra faire preuve d'une grande rigueur et de capacités relationnelles développées, avec le monde militaire et civil
- Suivi de la messagerie
- Éditer et valider les contrats, tenir le registre officiel
- Tenir des tableaux de bord et envoyer la planification bimensuelle
- Archiver le courrier et les dossiers des candidats
- Traiter les demandes de CE et demandes d'habilitation (SOPHIA)
- Suivi et envoi des courriers réponses aux candidats issus des JDC
- Récupérer et envoyer le courrier à la poste
- Suppléance du responsable de l'accueil en son absence
- Informer au téléphone les candidats et les orienter
- Aider au renseignement des formulaires
- Aider à l'organisation des cérémonies de signature de contrat (administratif et logistique)
- Accueillir les familles, vérifier et envoyer les dossiers
- Établir les OMI (FD en ligne) et éditer les BUT (Hermès)
- Participer à la vie courante du CIRFA

Profil recherché

Détenir un CAP/Bac professionnelle secrétariat Expérience préalable souhaitable dans 1 à 2 postes dans le domaine du secrétariat Maîtrise du Pack Office

Compétences attendues

- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT
- Techniques de secrétariat
- EXPRESSION ECRITE
- UTILISATION D'UN TABLEUR
- UTILISATION D'UN TRAITEMENT DE TEXTE
- ORGANISATION ET METHODE
- TRAVAIL EN EQUIPE
- ADAPTATION A SON INTERLOCUTEUR