Vos missions en quelques mots

La direction des territoires, de l'immobilier et de l'environnement (DTIE) mène des actions en lien avec l'ensemble des autres départements ministériels, des états-majors, directions et services au niveau national comme dans les territoires touchant à l'immobilier, la domanialité, l'architecture, l'urbanisme, l'aménagement et l'économie des territoires, à l'impact territorial du plan de stationnement des forces, au logement, à la transition écologique et énergétique.
Pour répondre à ses missions, le pilotage des flux d'information qui structurent l'activité (courriers, commandes, agendas et communication interne) est primordial.
Le titulaire du poste assure le pilotage de l'activité des assistants de direction et des agents du courrier. Il est en charge de l'animation des secrétariats de la direction et organise mensuellement les comités des secrétariats (COSEC). Il est responsable du suivi et de l'exploitation des outils de pilotage et pourra proposer les réformes et innovations afin de moderniser le fonctionnement des processus. Il coordonne la mise en œuvre du parcours d'intégration, la préparation de l'arrivée et l'organisation des journées nouveaux arrivants.
Le titulaire devra faire preuve d'organisation, de réactivité, de savoir prioriser, de discrétion, d'esprit de synthèse et d'analyse et d'aisance relationnelle.
Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu du secrétariat de direction et du service courrier (départ et arrivée)
Coordonner la planification des agendas, des déplacements, l'organisation des réunions de la directrice et de son adjointe et suivre les outils de pilotage
Mettre en œuvre la communication interne (séminaires des cadre, vœux de la directrice, SPOT, activités de cohésion)
Animer les fonctions de secrétariat de la direction.
Coordonner la mise en œuvre du parcours d'intégration
Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
Assister à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers
NBI : 10 points

Profil recherché

Avoir exercé des fonctions en état-major de service ou de direction ou des fonctions équivalentes serait un plus.

Compétences attendues

- ADAPTATION A SON INTERLOCUTEUR
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- CONNAISSANCE DE L'ORGANISATION DU MINISTERE DES ARMEES
- AUTONOMIE
- RESPECT DE LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS
- TRAVAIL EN EQUIPE
- REGLES, PROTOCOLES ET PROCEDURES D'UN DOMAINE