Vos missions en quelques mots

L'agent recherché sera affecté au secrétariat de la 54ème antenne médicale. Il sera en charge de la cellule accueil-secrétariat médical et participera à l'ensemble des activités administratives du service en application des directives du médecin responsable de l'antenne.
Par conséquent, il sera en mesure d'organiser et d'effectuer les activités de gestion suivante : l'accueil physique et téléphonique des patients, mise à jour et traitement des dossiers médicaux, du courrier, de la boîte fonctionnelle du secrétariat, du contentieux lié aux déclarations d'affection présumée imputable au service (DAPIAS), la prise de rendez-vous pour les consultations dans le cadre du parcours de soins, de rédiger et envoyer les documents nécessaires au suivi des blessés, et de procéder à l'archivage de certains documents.
Il est à noter qu'une bonne connaissance de l'outil informatique est nécessaire, en particulier des logiciels bureautiques WORD, EXCEL et OUTLOOK.
Le titulaire du poste doit faire preuve d'autonomie, d'esprit d'initiative, de discrétion et d'organisation personnelle. En outre, il sera animé d'un bon sens du travail en équipe ainsi que d'une aisance relationnelle présentielle et téléphonique.
Accueil physique et téléphonique des patients : suivre et anticiper les créneaux de rendez-vous médicaux. Répondre avec courtoisie à une demande de renseignement dans le respect du secret professionnel.
Gestion des boîtes fonctionnelles du secrétariat. Rédiger les courriers officiels.
Recueillir et enregistrer des informations administratives et médicales concernant le patient.
Assurer le circuit départ/arrivée des dossiers médicaux des personnels civils et militaires lors des mutations et affectations : mise à jour des dossiers numériques des patients sur le Système d'information (SI) AXONE lors des mutations
Assurer le circuit départ/arrivée des dossiers médicaux des personnels civils et militaires lors des mutations et affectations : gestion des dossiers physiques des patients lors de mutations (arrivée/départ).
Envoyer les certificats médico-administratif aux unités soutenues.
Gestion du courrier arrivée et départ de l'antenne médicale : mise en forme des courriers, diffusion et archivage.
Effectuer les commandes de fournitures de bureau.
Coordonner les différents acteurs de la prise en charge du patient.
Assurer l'accueil des patients dans le cadre du CLM/CLDM (prise de RDV, renseignements divers) et l'accueil téléphonique du secrétariat.
Gestion du parcours de soins : demander et suivre des rendez-vous chez les spécialistes en HIA.
Gérer et traiter les dossiers d'accidents en service : DAPIAS, RC.
Gestion des RDV et des dossiers de suivi congé de longue durée pour maladie, congé du blessé, convocation à J90, réforme.
Constituer, instruire et suivre les dossiers (papiers et informatiques) des CLM, CLDM, PMI, sur-expertise et présentation en CNSA ou CRM
Vérifier la validité des vaccinations et la réalisation des examens périodiques prescrits.
Relayer les c

Profil recherché

Expérience dans le secrétariat préférable, notamment secrétariat médical
Maîtrise de l'outil informatique WORD/OUTLOOK/EXCEL

Compétences attendues

- ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT
- COMMUNICATION ET RELATION D'AIDE
- UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
- ORGANISATION ET METHODE
- EXPRESSION ECRITE
- RECHERCHE DE L'INFORMATION
- TRAVAIL EN EQUIPE
- EXPRESSION ORALE EN LANGUE AUTRE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- RESPECT DES DELAIS