Assistant(e) de Direction

Contexte

Organisme de sécurité sociale chargé de la collecte des cotisations sociales et d'allocations familiales, l'Urssaf Rhône-Alpes est un organisme présent sur 8 départements géographiques (Ain, Ardèche, Drôme, Isère, Loire, Rhône, Savoie et Haute-Savoie), et comprenant l'Urssaf Services A la Personne et l'Urssaf Service Travailleurs Frontaliers Suisse, tous placés sous l'autorité de la direction régionale.

L'Urssaf Rhône-Alpes compte plus de 1750 collaborateurs, répartis sur 13 sites, qui lui permettent d'assurer la gestion de 925 770 comptes usagers.

Les missions de notre organisme consistent à :

• Assurer le financement de la protection sociale au quotidien
• Accompagner tous les employeurs et entrepreneurs au bénéfice du développement économique et social
• Garantir les droits sociaux et l'équité entre tous les acteurs économiques

L'Urssaf Rhône-Alpes recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de l'équipe de la Direction Territoriale (DT) Ain/Rhône qui couvre 4 sites (Vénissieux, Foch, Villefranche sur Saône et Bourg-en Bresse). La direction territoriale Ain/Rhône est actuellement composée d'une directrice territoriale, d'une attachée de direction territoriale, d'un chargé de mission, d'une assistante de direction et d'une étudiante en contrat d'alternance.

L'assistant(e) de direction est hiérarchiquement rattaché(e) à l'attachée de direction territoriale, et devra être un appui opérationnel pour la directrice territoriale et l'attachée de direction.

Cette posture nécessite d'interagir avec des acteurs variés et de travailler en étroite collaboration avec d'autres assistantes de direction. Intervenant principalement sur son site de rattachement (Vénissieux), l'assistant(e) de direction peut être amené(e) à se déplacer sur un autre site de la région en Rhône-Alpes, notamment sur les sites de Foch, Villefranche sur Saône et Bourg-en Bresse.

Mission/Activités

Assistanat de Direction :

• Gère l'agenda des membres de la DT (Direction Territoriale)
• Réserve des véhicules de service
• Prépare, prend en charge et suit des dossiers particuliers (médailles du travail, organisation des vœux, liens agenda avec les représentants de proximité (RP), gestion de l'anniversaire de la sécurité sociale et du quizz...)
• Assure un appui administratif et logistique de la direction territoriale

Gouvernance et représentation :

• Prépare, organise et assure le suivi du conseil départemental en lien avec le président du conseil et la directrice territoriale : planification, préparation de l'ordre du jour sur la base du kit régional, sollicitation des intervenants, envoi des convocations et des supports de présentation, préparation de la salle, accueil des conseillers, gestion des frais, réalisation du PV, point d'entrée des demandes des conseillers
• Assure la gestion des frais des conseillers départementaux pour l'IDIRA (instances départementales d'instructions des recours amiable) et est leur interlocuteur

Fonctionnement, animation et vie du site :

• Est membre du comité d'animation du site
• Participe à l'animation des sites de la direction territoriale (actions de communication, organisation d'événements internes...)
• Est responsable des achats locaux et est référent(e) pour les commandes de fournitures
• Intervient en appui pour la communication interne de la DT (Viva Engage, ...)
• Décline l'affichage sur son site : sujets transversaux, campagnes nationales ou locales, ...
• Met en œuvre les actions d'appui aux fonctions : gestion des commandes de café d'accueil et plateaux repas

Sécurité des personnes et des biens :

• Est l'appui du référent sécurité en matière d'affichage sécurité, de contrôles réglementaires...
• Planifie et réalise le suivi des formations sécurité (SST, EPI, RE, ...)

Immobilier et gestion des bâtiments :

• En cas de dysfonctionnement, soumet une déclaration d'incident au pôle logistique
• Assure le suivi des signalements faits par la DT auprès du pôle logistique

Autres activités :

• Gère les demandes de réservations de transports et d'hôtels lors des déplacements des collaborateurs

Compétences

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite (qualités rédactionnelles avérées pour la rédaction de procès-verbaux, courriels, comptes-rendus ...)
• Qualités relationnelles, sens du contact, diplomatie
• Forte capacité à anticiper et à prendre des initiatives
• Discrétion, sens de la confidentialité et du service
• Capacité à travailler dans une dynamique d'équipe collaborative
• Capacité d'adaptation et d'organisation, de rigueur et d'autonomie
• Capacité de reporting

Formation

• Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative (assistance de direction, assistant manager, gestion administrative des entreprises ...) et/ou expérience significative sur des missions similaires
• Aisance sur les outils digitaux (office 365, Outlook, Teams)

Informations complémentaires

Avantages et conditions de travail :

• Bureau partagé
• Horaires variables s'inscrivant dans une amplitude entre 7H10 et 18H30
• Souplesse choix temps de travail avec RTT selon les accords d'entreprise
• Possibilité jusqu'à 3 jours de télétravail hebdomadaire sous conditions
• Titre-restaurant avec 60% de part patronale,
• Rémunération sur 14 mois,
• Prime d'intéressement,
• Prime de crèche (enfants moins de 3 ans), selon les conditions de la convention collective de la sécurité sociale
• Mutuelle entreprise avec 50% de part employeur
• Mobilité durable/RSO : Participation au transport (vélo, transports en commun et co-voiturage)
• Prise en charge des abonnements mensuels transports en commun à hauteur de 75%
• Prestations CSE

Contact

L'Urssaf Rhône-Alpes s'engage également pendant la phase du processus de recrutement à être à l'écoute des candidats qui auraient besoin d'aménagements spécifiques et individuels afin de passer les tests et les entretiens dans les meilleures conditions.

Pour visualiser l'appel et candidater RDV sur : La Sécu recrute - Accueil (lasecurecrute.fr)

Les candidatures doivent IMPERATIVEMENT être faites sur le site de La Sécu Recrute en cliquant sur « postuler », comprendre un CV ainsi qu'une lettre de motivation et être transmises au plus tard le 26/11/2024.

Sans réponse de notre part sous 4 semaines, veuillez considérer que votre candidature n'a pas été retenue.

Pour les candidats internes à l'Urssaf Rhône-Alpes :

• merci d'aviser par messagerie votre ADD hiérarchique et votre manager de votre candidature.
• Pour les candidats internes à l'Urssaf Rhône-Alpes bénéficiant du TAD, un changement de poste pourra demander une réévaluation de vos conditions actuelles au regard des nécessités de service de votre futur emploi.

1. Sélection des candidatures sur dossier avec pré-qualification téléphonique si nécessaire
2. Tests écrits visant à vérifier que les aptitudes verbales sont détenues (compréhension, expression écrite, orthographe, grammaire) puis entretien individuel avec un jury le mardi 10/12 ou mercredi 11/12/2024.

Les faits de harcèlement sexuel (cf : Article 222-33 du code pénal ),et d'agissements sexistes (cf 1142-2-1 du code du travail) consultables sur le site www.legifrance.fr , sont prohibés.